Zarządzeniem nr 30/2024 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 7 października 2024 roku wprowadzono Procedurę zgłoszeń zewnętrznych w Miejskim Ośrodka Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu.

Kanały przyjmowania zgłoszeń sygnalistów w Miejskim Ośrodka Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu:

• na adres do korespondencji:
  Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Mikołaja Reja 2a, 47-224 Kędzierzyn-Koźle z dopiskiem sygnalista – zgłoszenie,
• poprzez e-mail na adres:
  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tytuł maila: sygnalista – zgłoszenie
• ustnie:
  podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

1. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
2. Podmiocie/Pracodawcy – rozumie się przez to Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu reprezentowany przez Dyrektora.
3. Zespole – rozumie się przez to osoby wyznaczone przez Pracodawcę odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa.
6. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
7. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.
8. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.
9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
10. Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

Polityka prywatności dla Sygnalistów

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w ramach systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów (dalej: „System").

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu, dalej: „Administrator".

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

1. W ramach działania Systemu mogą być przetwarzane następujące dane osobowe:
   1. dane identyfikacyjne zgłaszającego (jeśli zdecyduje się ujawnić tożsamość),
   2. dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu – jeśli podano),
   3. treść zgłoszenia oraz wszelkie załączone informacje,
   4. dane techniczne (adres IP, pliki cookies, logi serwera).
2. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do prawidłowego rozpatrzenia zgłoszenia.

§ 3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

1. Dane są przetwarzane w celu:
   1. przyjęcia i obsługi zgłoszenia sygnalisty,
   2. zapewnienia ochrony sygnaliście,
   3. ewentualnego przekazania informacji odpowiednim instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest:
   1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze,
   2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora (zapewnienie zgodności z przepisami i etyki działania),
   3. w przypadku danych dobrowolnych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

§ 4. Udostępnianie danych

1. Dane mogą być przekazywane wyłącznie:
   1. upoważnionym organom lub instytucjom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa,
   2. podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora (np. dostawcy oprogramowania) na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG

1. Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że będzie to niezbędne i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 6. Okres przechowywania danych

1. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania oraz zgodnie z przepisami prawa – np. przez okres wynikający z obowiązku dokumentacyjnego.

§ 7. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:
   1. dostępu do swoich danych,
   2. sprostowania danych,
   3. usunięcia danych (jeśli nie są już potrzebne),
   4. ograniczenia przetwarzania,
   5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
   6. wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa UODO).

§ 8. Pliki cookies

1. System wykorzystuje pliki cookies w celu:
   1. zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej,
   2. prowadzenia podstawowej analityki odwiedzin (anonimowej),
   3. zapamiętania preferencji użytkownika.
2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia swojej przeglądarki dotyczące cookies lub je zablokować.

§ 9. Zmiany polityki prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna u osób rozpatrujących zgłoszenie.

Klauzula informacyjna dotycząca tzw. Sygnalistów

Zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

§ 1. Administrator danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu z siedzibą przy ul. Reja 2A, 47-224 Kędzierzyn-Koźle.

§ 2. Podstawa prawna przetwarzania danych:

1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w związku z realizacją obowiązków wynikających z ustawy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.

§ 3. Cel przetwarzania danych:

1. Dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpatrzenia zgłoszenia informacji o naruszeniach prawa oraz realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów, w tym zapewnienia ochrony prawnej sygnalistom oraz podjęcia działań następczych.

§ 4. Zakres przetwarzanych danych:

1. Przetwarzane będą dane niezbędne do realizacji powyższego celu:
   1. dane identyfikujące sygnalistę, jeśli zgłosił się on z ujawnieniem swojej tożsamości,
   2. dane dotyczące zgłoszonego naruszenia.

§ 5. Kontakt z Inspektorem Danych Osobowych:

1. Pod adresem mailowym: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

§ 6. Odbiorcy danych:

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym organom publicznym właściwym do rozpatrzenia zgłoszenia.

§ 7. Okres przechowywania danych:

1. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 8. Prawa osoby zgłaszającej:

1. Przysługuje Pani/Panu:
   1. prawo dostępu do danych,
   2. prawo do ich sprostowania,
   3. prawo do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, o ile ma to zastosowanie,
   4. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, o ile ma to zastosowanie,
   5. prawo do przenoszenia danych, o ile ma to zastosowanie,
   6. prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO jeśli zostaną naruszone przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.
2. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

§ 9. Dobrowolność podania danych:

1. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia i realizacji ochrony wynikającej z ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 10. Informacje dodatkowe:

1. W przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi, a w razie ich wystąpienia może dochodzić swoich praw na drodze przewidzianej w ustawie.
2. Szczegółowe informacje o procedurze zgłaszania naruszeń oraz ochronie sygnalistów dostępne są w wewnętrznej polityce zgłoszeń lub u osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu.